Hoe maak je besluitvorming aantrekkelijk?
Hoe bereik je dat zoveel mogelijk mensen in een besluitvormingsproces meedoen? In de omgevingswet moet de initiatiefnemer zoveel mogelijk mensen betrekken in de verkenningsfase. De idee is dat het betrekken van meer mensen in de beginfase van een besluitvormingsproces leidt tot kwalitatief betere besluiten en snellere besluitvorming. De vraag is hoe je pull factoren kunt inzetten om de participatie in besluitvormingsprocessen te vergroten.
De initiatiefnemer als pull factor: Wat is daarvoor nodig?
De initiatiefnemer wil dat mensen gaan meedenken met een voorstel of een plan. Dat betekent dat hij een uitnodigende houding aanneemt. Het gaat erom dat hij ervan uitgaat dat het altijd mogelijk moet zijn om anderen mee te laten denken. Het gaat over de overtuiging dat ieder kan bijdragen aan een verbetering van het oorspronkelijke idee.
Spelregels
Het gesprek start met een paar spelregels. Vooraf is duidelijk wat de inbreng van de deelnemers kan opleveren: alleen suggesties, alleen advies of invloed op het eindresultaat. De discussie opent met de urgente vraag van de initiatiefnemer. De rollen en verwachtingen zijn duidelijk uitgesproken. Er is een open en eerlijke informatie uitwisseling. De initiatiefnemer is eindverantwoordelijk. Voor iedereen is het besluitvormingsproces helder uiteengezet.
Pull factoren
Je kunt denken aan de volgende pull factoren:.
1 Aantrekkelijkheid
Als een initiatiefnemer een plan lanceert, dan is het van belang dat hij dit plan zo verleidelijk maakt dat iedereen mee wil doen. Dat aantrekkelijk maken kan op allerlei manieren. Bedenk hoe je spelenderwijs mensen kunt betrekken en beloont met meespelen (Gamification)
2. Gezamenlijkheid
Mensen zijn nieuwsgierig en willen weten wat er gaat gebeuren. Dat is een mooie opstap om de informatiebehoefte te voeden. Niet alles tegelijk maar in hapklare brokken. Door een netwerk te vormen rondom een initiatief kun je de menselijke behoefte om erbij te horen stimuleren
3. Vertrouwen
Er is een gevoel van vertrouwen nodig voor de initiatiefnemer die dit alles organiseert en voorstelt. Zeg wat je gaat doen, en doe wat je zegt.
Deze pullfactoren helpen de initiatiefnemer om zijn initiatief te verrijken. Ook wel vraaggestuurd werken genoemd. Als de initiatiefnemer dit toepast op de verkenningsfase dan leidt dit tot een verrijking van de gezamenlijke oordeelsvorming.
Plezierige sfeer
Het doorlopen van de verkenningsfase is een plezierige en stimulerende bezigheid. Er ontstaan verbindingen tussen mensen om samen iets tot stand te brengen. Samen inzichten en informatie uitwisselen helpt om een gezamenlijk oordeel te vormen over het gewenste resultaat. Het samen werken met behulp van alle diversiteit, versnelt het formuleren van een helder beeld van het eindresultaat.
Beeldvorming
Het gaat om eerst vragen te stellen over de beelden, wensen en verwachtingen die mensen hebben over het initiatief (en de urgente vraag). De initiatiefnemer laat zijn eigen vooronderstellingen en aannames los en geeft ruimte aan de input die hij krijgt. Luisteren, vragen stellen en doorvragen zijn daarbij onontbeerlijk.
Betrokkenheid
Als je actief contact zoekt en iedereen betrekt die interesse heeft, ontstaat ook een gevoel van vertrouwen. Mensen willen graag meedoen en hun inbreng terugzien. Als je dat consequent uitvoert, zegt wat je gaat doen en doet wat je zegt, groeit het vertrouwen.
Loslaten
De participatie in de besluitvorming is aantrekkelijker als je meer pull dan push factoren inzet. Met push factoren wil je controleren en sturen. Met pull factoren vertrouw je erop dat door de samenwerking met anderen een beter resultaat ontstaat.
De paradox is dat hoe meer de initiatiefnemer zijn controle durft los te laten, hoe meer medewerking hij zal krijgen. Ruimte geven aan anderen betekent een aantrekkelijke samenwerking. Om pull factoren in te zetten is moed en lef nodig.
