Timing benutten om grip te houden

“Hoelang laat ik hem praten?” denkt projectmanager Xander.

De directeur van het champignonbedrijf doet omstandig uit de doeken wat het betekent dat zijn bedrijf zo slecht bereikbaar is. De projectmanager ziet dat de anderen aan tafel weer afhaken: dit verhaal hebben ze nu al zo vaak gehoord. Hij voelt zijn dilemma steeds groter worden: Wanneer grijp ik in?

Dit voorbeeld gaat over de toepassing van het aspect timing in een gesprek. Intuïtief voel je direct aan wanneer de spreektijd lang genoeg is. En wat doe je dan wel of juist niet?

Ingrijpen in een gesprek is niet gemakkelijk. Je wilt de ander laten uitpraten, de ruimte laten. Je wilt niet te lang om de hete brij heen draaien – je wilt naar de kern waar het om draait en wat belangrijk is. Iedere keer opnieuw moet je alert zijn en je bewust afvragen of je wel of niet gaat ingrijpen.

Ingrijpen op het juiste moment levert een versnelling van je gesprek op.

Als je ingrijpt met de juiste woorden en houding dan levert dat voor een gestructureerde gespreksvoering een enorme tijdsbesparing op.

In een beginfase van een gesprek is het handig om niet meteen met de deur in huis te vallen – er is eerst onderling vertrouwen nodig om zaken met elkaar te delen. Voel je dat niet aan, dan merk je dat vanzelf aan de reacties. Onwilligheid, terug-trek-gedrag en weinig energie in de groep. Je waarneming dat het gesprek niet op gang komt, is een belangrijk signaal. Wat is de weerstand die je hebt opgeroepen? Waar kun je een brug bouwen naar de ander? Wat is nodig om deze mensen in beweging te krijgen?

Ingrijpen in een gesprek blijkt een gevoelig aspect te zijn. De keuze om in te grijpen is afhankelijk van de situatie en kent onder meer de volgende aandachtspunten:

• Let bewust op woordgebruik, herhalingen, het gebruiken van vage begrippen en “Ja maar..”;
• Het gaat om de focus tijdens het gesprek, gericht op het doel dat je wilt bereiken;
• Houd rekening met de verschillende ontwikkelingsfasen van het gesprek;
• Op onbewust niveau weet je dat het te lang duurt, gebruik deze signalen als hulpmiddel om een interventie te doen. Bij het veranderen van een of meerdere aspecten in het gesprek ontstaat dynamiek die van invloed is op de timing in je proces.

De realiteit is altijd weer anders dan je tevoren bedacht hebt. Dus ook de timing is wisselend, afhankelijk van situatie, stemmingen van jezelf en van anderen. Er zijn verschillende manieren mogelijk om op een respectvolle manier in het gesprek in te grijpen en zo het gesprek te sturen. Gebruik Timing om grip te houden op je project.

De impactRegisseur helpt projectmanagers om grip te houden op hun project.